学术报告厅是学校组织各种学术交流、学术报告会、大型会议的重要场所。为保障设备正常运行，积极为教学、科研服务，充分发挥学术报告厅的功能和作用，特制定如下使用规定。

一、学术报告厅的使用本着“重点保证，使用优先”的原则。

1、凡全校性的学术报告活动，学校组织的各种会议，大型活动，重点保证，优先使用；

2、各单位组织的教学、培训活动，若涉及使用多媒体教学手段，每次参与人数在200以上，在与学术报告厅使用安排不发生冲突的情况下，可由有关单位提交书面申请，经批准，同意使用；

二、使用申报程序

全校性的学术报告会、大型会议等，由主要组织单位通过网上申报处理流程，向学校办公室申请，填写《湖北工程学院会议室、报告厅使用申请表》，办理预约手续。办公室按照“院系、部门会议服从校级会议，先申请先使用”的原则统筹安排，审批同意。

三、使用规定

1、爱护厅内设备、设施，不得随意动用各种设备。严禁乱吐、乱扔、乱刻、乱画；

2、厅内禁止吸烟，文明举止，不大声喧哗；

3、使用完毕，使用者应在使用登记簿上签字；

四、安全规则

1、按规定配备一定的消防设施，配合保卫处定期对其检查；

2、使用之前，必须打开所有安全通道，确保畅通；

3、所有的电器设备必须在额定状态下运行，确保其运行安全；

4、定期检查电器设备的安全保护装置，诸如过流，过压和绝缘情况，防止线路的老化；

5、操作人员按规定程序操作设备。使用完毕，在切断所有电源、关闭门窗、进行安全检查后方可离开。